Information : nous affichons COMPLET et les 10 foyers sont maintenant installés
RÈGLES DE VIE
Ce document vise à fixer les grands principes de fonctionnement de notre groupe. Il s’agit de poser des mots sur ce dont chacun et chacune a besoin pour se sentir en sécurité et en confiance afin de s’investir pleinement dans le projet, puis dans la vie de l’habitat partagé.
ENTRÉE DANS LE GROUPE POUR LES FUTURS HABITANTS
La commission ACCUEIL se charge de répondre au premier contact par téléphone, mail, FACEBOOK et d’organiser la première rencontre. En cas d’empêchement de l’un des membres de la commission, un adhérent prend le relais.
Les demandes seront regroupées, pour faciliter l’organisation et permettre un échange entre les participants. Cependant entre le premier contact et la première rencontre, le délai ne devra pas excéder un mois.
Avant la 1ère rencontre, un e-mail précisera le lieu, la date, le nom de l’hôte ainsi qu’une pièce jointe comportant la charte et le règlement intérieur.
Réunion d’accueil
La présentation durera entre 1h30 et 2h :
- Accueil convivial
- Présentation du projet développant les informations avec le diaporama de présentation à l’appui
- Historique et état d’avancement du projet
- Charte et valeurs
- Fonctionnement
- Échange sur les motivations et questions libres.
Par la suite de ce temps d’accueil, nous convions les personnes intéressées à poursuivre la démarche en assistant à une réunion plénière. Nous envoyons donc les dates des prochaines réunions programmées.
Première réunion plénière
D’abord, la première réunion des nouveaux arrivants est une séance d’observation. Ils n’interviennent pas dans les échanges. Après une présentation des membres du groupe, la réunion se déroule suivant l’ordre du jour.
Ce temps d’observation permet de rencontrer les autres membres du collectif.
Les différents échanges peuvent susciter des questionnements, des incompréhensions… La commission accueil, lors d’un autre temps, les reprendra en “réunion d’approfondissement”.
Réunion d’approfondissement
C’est la possibilité d’un nouveau temps d’accueil pour spécifier, clarifier des questions soulevées en réunion plénière.
A partir de là, si la personne souhaite continuer la réflexion, le collectif Voisin’Ages considère la personne accueillie comme un ou une « postulant(e) »
Le statut de postulant
« Je participe aux réunions plénières, et je peux y être force de proposition, sans possibilité de prendre part aux décisions.
Suis invité(e) à m’engager dans une ou deux commissions de travail.
Prends part aux rencontres conviviales dans la mesure de mes possibilités.
Suis physiquement présent(e)**, aux réunions plénières pour garder mon statut de postulant et je fais en sorte d’assurer une présence régulière. »
** La situation des couples : en raison de la garde des enfants, des horaires de travail ou autres raisons d’organisation, il n‘est pas toujours possible de participer à 2 à chaque fois. Il est demandé que ce ne soit pas toujours la même personne qui assiste aux réunions, afin d’avoir le même degré d’implication et de préserver la cohésion du groupe.
Le postulant peut alors accéder aux outils internet du groupe (accès Onedrive et listing des mails.)
Durant cette période transitoire, un foyer du groupe, nommé par tirage au sort dans les membres du Collectif, parraine le/ la postulant(e). Cela permet d’aborder les questions émergentes qui font suite aux réunions plénières, ou à certaines situations complexes, à l’usage des outils de communication ou autres…
DEVENIR ADHÉRENT DE L’ASSOCIATION
L’accès aux données de Voisin’Ages et la participation aux échanges de mail et aux réunions implique l’adhésion à l’association.
Le tarif de l’adhésion est de 60€ annuel par personne. Ce tarif est réévalué tous les ans.
L’adhésion permet de soutenir le projet et de participer aux frais de fonctionnement de l’association.
PÉRIODE D’INTÉGRATION
Il faut 3 mois minimum (à partir de la réunion d’approfondissement) pour s’engager dans le projet en tant que coopérateur du collège A dans la SAS.
Au bout de 6 mois, si aucun engagement n’a été pris, il faut envisager la sortie du groupe.
DEVENIR MEMBRE COOPÉRATEUR (collège A)
Pour entrer dans la Coopérative en tant que coopérateur le postulant doit :
- Être membre de l’Association
- Avoir participé aux réunions et à la vie du groupe durant 3 à 6 mois avec assiduité et régularité.
- Faire une demande écrite indiquant le montant de prise de parts sociales envisagées.
L’assemblée des habitant-e-s se réunit pour valider la décision et rédiger un agrément d’associé.Par la suite, une Assemblé Générale Extraordinaire le validera.
Le nouveau coopérateur verse 100 € minimum et reçoit un certificat de souscription de parts sociales.
Enfin, le coopérateur reçoit un jeu de cartes de prises de décision.
SORTIE DU GROUPE
1 – Le postulant ne souhaite pas s’engager dans la coopérative
Le postulant en informe lors d’une réunion plénière ou par écrit
Il peut continuer d’être adhérent à l’association.
Il n’a plus accès au drive et aux échanges de mail.
2 – Le sociétaire souhaite quitter la coopérative
Les statuts de la société décrivent la procédure.
Il peut continuer d’être adhérent à l’association.
Il n’a plus accès au drive et aux échanges de mails.
FONCTIONNEMENT DES RÉUNIONS
Elles ont lieu toutes les semaines et se sont déroulées au fil du temps au domicile des coopérateurs puis dans la maison commune ou dans des salles municipales. Depuis le printemps 2020 la situation sanitaire nous a conduits à faire nos réunions en visioconférence.
Chacun fait de son mieux pour être présent et ponctuel aux réunions et prévient de son absence.
Rôles :
- Le « maître du temps » nommé en fin de réunion pour la réunion suivante finalise l’ordre du jour : priorités et temps à passer sur chaque point. Il veille à la gestion du temps durant la réunion.
- Avant chaque réunion, un membre s’inscrit comme “animateur”.
Le rôle de l’animateur est de lancer les divers sujets et de donner la parole à celui ou celle qui peuvent les présenter ; il veille à ce que chacun puisse s’exprimer et trouver sa place. L’animateur prend part, lui aussi à la discussion. - Un membre se propose comme “secrétaire” chargé de faire le compte-rendu ; il le met à disposition de tous sur le DRIVE dans les jours qui suivent. Tout le monde est invité fortement à lire le compte-rendu AVANT la réunion suivante (il peut être complété ou corrigé par les personnes ayant participé à la réunion, si nécessaire). Le président de la SAS ou son représentant valide ce dernier en début de réunion.
Outils et déroulement
L’ordre du jour est construit en partie par les points définis lors de la réunion précédente ou au cours de la semaine et il est à disposition sur le DRIVE pour le compléter.
On commence ensuite la réunion par un premier tour de parole : « météo » de chacun ou jeu pour faire connaissance ou moment ludique autour du projet.
Un « bâton de paroles » facilite la bonne distribution de la parole.
Le porteur du bâton peut ainsi s’exprimer : il possède la parole et les autres l’écoutent sans l’interrompre, le commenter ou le juger. Les auditeurs peuvent reformuler ce que le porteur vient de dire, pour s’assurer d’une juste compréhension.
Une fois que le porteur a le sentiment d’avoir été écouté jusqu’au bout, il lègue son bâton.
Cet outil permet de se rapprocher de l’écoute active : il met en avant celui qui parle ; les échanges sont respectueux et calmes et les besoins d’attention et d’expression sont satisfaits
Pour certaines discussions et pour les prises de décisions importantes , un “facilitateur” peut être désigné. Celui-ci ne prend pas part à la discussion, ni à la prise de décision, mais s’assure de la bonne répartition de la parole et du bon déroulé du processus de décision.
Si un coopérateur est absent lors d’une réunion plénière, il prend connaissance du compte-rendu sur le drive lorsqu’il est accessible. Lorsqu’un point est incompris, ou qu’il conteste une décision, il peut le signifier avant la réunion suivante.
Si le compte-rendu est validé, les décisions prises sont actées.
INVESTISSEMENT PERSONNEL DANS LE PROJET
Nous sommes un groupe et nous œuvrons tous pour l’avancée d’un projet commun. Ceci nécessite que chacun donne de son temps personnel. Nous reconnaissons que nous n’avons pas tous la même disponibilité à un moment donné, ni la même efficacité. Par ailleurs, les heures passées pour certaines tâches sont difficilement quantifiables.
Chacun doit se sentir concerné et responsable pour agir à un moment donné dans le projet (“ce que je ne peux pas donner maintenant, je le donnerai plus tard”) en fonction de ses capacités et/ou compétences ; mais aussi dans le but, si possible, d’en tirer plaisir et satisfaction. Chacun est invité à choisir, quand il se sent prêt, de s’investir dans une commission.
N’oublions pas de communiquer autour de cette problématique du temps consacré au projet (pour valoriser le temps passé mais aussi demander un relai) et surtout :
N’OUBLIONS PAS DE CÉLÉBRER CHAQUE ÉTAPE !